GERME, qui gère le site www.germe.com, accorde une grande importance à la protection et à la confidentialité de vos données personnelles qui représentent, pour nous, un gage de sérieux et de confiance. À ce titre, notre Politique de confidentialité des données personnelles témoigne précisément de notre volonté de faire respecter, au sein de GERME, les règles applicables en matière de protection des données personnelles et, plus particulièrement, celles du Règlement général sur la protection des Données (RGPD). En particulier, notre Politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière et les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles dans le cadre des services que nous vous fournissons, conformément avec la législation en vigueur en France, Loi n°78-017 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite « Loi Informatique et Libertés » et en Europe Règlement U.E. 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016. 
 

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d'au moins 15 ans, que vous soyez un de nos adhérent.es, intervenant.es ou animateurs.rices ou un simple visiteur du site www.germe.com. Si vous êtes un candidat à un poste au sein de GERME, vous devez consulter notre politique candidat qui est accessible à tout moment sur notre page dédiée sur www.germe.com et qui détaille les traitements réalisés dans le cadre de notre processus de recrutement.

Les données à caractère personnel sont collectées par l’association GERME dont le siège social est situé au 29 quai de Versailles - 44000 NANTES. Au sens des articles 24 du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016, L’association GERME agit en qualité de Responsable de traitement

Nous avons désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel dont les coordonnées sont les suivantes : dpo@germe.com.

Ce délégué à la protection des données est chargé notamment de conseiller, informer et contrôler le respect de la réglementation en matière de protection des données.

Comment avons-nous obtenu vos données personnelles ?

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous soyez adhérent de nos services ou "simple" visiteur de notre site www.germe.com et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment. Il est également possible que vos données personnelles soient traitées indirectement dans le cadre de salons ou de réseaux sociaux (ex : Linkedin). En revanche, dès lors que vous publiez volontairement du contenu sur les pages que nous éditons sur les réseaux sociaux, vous reconnaissez être entièrement responsable de toute information personnelle que vous pourriez transmettre, quelle que soit la nature et l’origine de l’information fournie. Des photos et/ou vidéos peuvent être collectées dans le cadre des activités de GERME et uniquement sur la base du consentement des personnes concernées.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation des services en ligne proposés par GERME, les données suivantes peuvent être collectées : identifiants, informations d'horodatage, date de dernière connexion, adresses IP, logs et identifiants des terminaux. Les données liées à l’utilisation des services en ligne sont supprimées après 6 mois.

Sur le site www.germe.com, nous recueillons des données à caractère personnel lorsque vous remplissez nos différents formulaires de contact (demande d’adhésion, candidature intervenant, candidature animateur, autre demande d’information…). Toutes les informations que nous recueillons auprès de vous via nos formulaires peuvent être utilisées pour :

• vous fournir les informations ou les services que vous avez demandés (notamment : demande d’adhésion, candidature intervenant, candidature animateur, …)
• personnaliser votre expérience et répondre à vos besoins individuels
• améliorer notre site Web
• améliorer le service client et vos besoins de prise en charge
• vous contacter par e-mail et/ou téléphone
• fournir un contenu publicitaire personnalisé
• administrer un concours, une promotion ou une enquête

Dans le cadre d’évènements organisés par l’association, GERME utilise les services de plusieurs plateformes : Weezevent, Helloasso, EVENIUM (dont Connexme) et s’assure de ne collecter que les informations et données à caractère personnel nécessaires pour permettre de s’inscrire et de participer à nos évènements. Les bulletins d’inscription émis sur ces plateformes sont réputés conformes à la réglementation en vigueur et en précisent les mentions légales :

• Weezevent : l'hébergement des données est géré directement par la plateforme sur une infrastructure cloud d’Amazon Web Service en Irlande. Weezevent ainsi que l’ensemble de ses sous-traitants certifient être conformes aux directives liées à la RGPD. L’utilisation de l’extension Form Ranger est nécessaire dans le cadre de pré-inscription aux ateliers pour les évènements organisés par l’association GERME. Les données (nom, prénom et adresse mail) ne sont recueillies que le temps nécessaire de l’évènement.
• Helloasso : les données collectées sont conservées et stockées pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société Microsoft, situés aux Pays-Bas et en Irlande dans l’Union Européenne. Les données ne feront l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne dans le cadre de l’utilisation des services proposés par Helloasso.
• EVENIUM et du service Connexme : “Les données collectées, traitées et conservées ont fait l’objet d’une déclaration de la CNIL (1508013) et sont stockées sur les serveurs d’EVENIUM ou sur ceux de ses prestataires tous situés en Europe.

Quels cookies sont collectés ?

Nous vous informons que nous utilisons des cookies statistiques lorsque vous naviguez sur notre site internet.

Selon le type de cookies, le recueil de votre consentement au dépôt et à la lecture de cookies sur votre ordinateur peut être impératif. Cela concerne les cookies émis par des tiers et qui sont qualifiés de « persistants » dans la mesure où ils demeurent dans votre ordinateur jusqu’à leur effacement ou leur date d’expiration. De tels cookies étant émis par des tiers, leur utilisation et leur dépôt sont soumis à leurs propres politiques de confidentialité dont vous trouverez un lien ci-dessous. Cette famille de cookie regroupe les cookies de mesure d’audience (notamment MATOMO) les cookies publicitaires (auxquels GERME n’a pas recours) ainsi que les cookies de partage de réseaux sociaux (notamment de Facebook, Youtube et LinkedIn). Les cookies de mesure d’audience établissent des statistiques concernant la fréquentation et l’utilisation des divers éléments du site web (comme les contenus/page que vous avez visité).

Plusieurs types de cookies peuvent ainsi être installés :

• (i) Les cookies techniques de navigation : Les cookies techniques sont ceux utilisés tout au long de la navigation qui sont soit strictement nécessaires à la fourniture du site, soit permettant de faciliter et d’exécuter certaines fonctions sur le site. Un cookie technique permet par exemple d’enregistrer le type et la version de votre navigateur, les dates et heures de visite, les identifiants de connexion, l’historique et le contenu des commandes y compris en cas d’achat non finalisé. Ainsi, lors de ses prochaines connexions, il n’est plus nécessaire de saisir certaines informations une nouvelle fois.

   

• (ii) Les cookies de mesure d’audience Les cookies de mesure d’audience permettent d’établir des statistiques de fréquentation, d'évaluer l’ergonomie du site mais également de détecter des problèmes de navigation dans le site ou encore d’organiser certains contenus.

   

• (iii) Les cookies publicitaires Les cookies publicitaires permettent de reconnaître un utilisateur qui revient sur le site ou consulte un autre site internet. Grâce à ces cookies, il est possible d’effectuer le suivi des visiteurs au travers du site Web. Le but est d'afficher des publicités qui sont pertinentes et intéressantes. Des tiers (notamment des régies publicitaires, des réseaux sociaux, des prestataires de services tels que des services de retargeting ou encore d’analyse comportementale) peuvent également utiliser des cookies sur lesquels il n’est pas possible d’avoir le contrôle. Ces cookies peuvent avoir pour finalité d’analyser les performances ou de permettre un ciblage adapté des publicités qui s’affichent sur le navigateur internet. Pour bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités du site, il est préférable que l’utilisateur accepte tous les cookies. Toutefois, l'utilisateur peut s'opposer à l'enregistrement de ces cookies en paramétrant directement son navigateur Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, etc…)

Matomo est utilisé pour analyser l’accès des utilisateurs au site web GERME. Cet outil génère des cookies qui permettent d’analyser et de récolter des données lorsque vous accédez au site web GERME. Les statistiques ainsi obtenues nous permettent d’améliorer notre site. Cette récolte de données est réalisée en mode exempté dans le cadre du programme de la CNIL et dans le respect des règles d’exemption indiquées dans le guide de configuration Matomo disponible sur le site de la CNIL.

Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre Politique de cookies (paragraphe 9).

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.
• Lorsqu'il y a une confusion entre le nom de votre structure et votre nom personnel (ex : auto-entrepreneur, TPE, etc.), données d’ordre économique et financier (ex : numéro de compte bancaire, code de vérification, etc.) conservées pendant la durée nécessaire à la transaction et à la gestion de la facturation et des paiements à laquelle s’ajoutent les délais de prescription légaux qui sont généralement de 5 ans à 10 ans.
• Adresse email pour recevoir notre newsletter conservée jusqu'à la fin de votre abonnement à la newsletter.
• Données statistiques relatives au visionnage de nos vidéos qui sont anonymisées et conservées de manière illimitée.
• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.
• Cookies qui sont en général conservés pendant une durée de 13 mois maximum. Pour plus de détails sur l'utilisation que nous faisons de vos cookies, vous pouvez consulter notre politique cookies accessible à tout moment sur notre site internet.
• Traceurs (« pixel de suivi ») qui sont généralement conservés après chaque communication par courriel. Pour plus de détails sur l’utilisation que nous faisons des traceurs, vous pouvez consulter notre politique cookies accessible à tout moment sur notre site internet.

À l'expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques. Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données personnelles vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

Quelles personnes sont concernées ?

Nous collectons et traitons des données relatives :

• à nos clients (entreprises) : ces données concernent les interlocuteurs des domaines des ressources humaines, des achats et de la comptabilité, ainsi que les tuteurs des participants aux formations proposées par GERME. Les données personnelles collectées et traitées sont les civilité, nom, prénom, adresse email, fonction, adresse postale et numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.

• aux adhérents et participants aux actions proposées par GERME (formations, invitation à des événements, vie de l’association…) : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès des participants eux-mêmes. Il s’agit des civilité, nom, prénom, employeur, profession, adresses email et postale, numéro de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par les participants si leur contenu est pertinent et en lien avec la finalité du traitement. Dans le cadre des formations, des informations relatives à la situation professionnelle (responsabilités managériales) et au niveau de compétences initial des participants potentiels sont collectées afin de valider l’adéquation entre le profil des candidats et la formation visée. Des évaluations sont également complétées par les participants tout au long de la formation. Certains formateurs sont amenés à proposer aux participants de renseigner des questionnaires afin de préparer et adapter leur intervention. Dans le cadre exclusif de l’organisation des temps de repas, GERME peut demander aux participants des informations concernant d’éventuels régimes alimentaires particuliers. De même, en application de l’article D 5211-1 du code du travail, GERME peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation. Par ailleurs, nous collectons l’année de naissance des adhérents à des fins statistiques (sur la base du consentement des personnes concernées). GERME ne pouvant pas conserver les données à caractère personnel au-delà des finalités poursuivies par les traitements identifiés sur le présent document, la vérification de l’éligibilité des anciens participants au statut d’adhérent est vérifiée via notre ERP qui permet de valider leur participation passée au cycle Germe ou au cycle Emergence. Pour les anciens participants hors cadre de conservation des données, la vérification est réalisée auprès de l’animateur.

• à nos sous-traitants (formateurs, notamment) : ces données sont communiquées par les sous-traitants dans le cadre du processus de sélection. Il s’agit des civilité, nom, prénom, adresses email et postale, numéro de téléphone. Pour les formateurs, nous collectons également les expériences et situation professionnelles ainsi que les qualifications. Les actions de formation animées par les formateurs sous-traitants font l’objet d’évaluations enregistrées dans le système d’informations de GERME. Pour la mise en œuvre des actions de formation (logistique), certains formateurs sous-traitants peuvent être amenés à communiquer à GERME des données sensibles (informations relatives à l’état de santé, situation de handicap, régime alimentaire particulier). Le cas échéant, ces données font l’objet d’un consentement explicite, et sont accessibles uniquement aux salariés et sous-traitants de GERME impliqués dans la mise en œuvre de l’action de formation et supprimées dès la fin de la formation (régime alimentaire) ou de la relation contractuelle (état de santé, situation de handicap). Le processus de sélection des animateurs-pilotes de groupes implique la collecte du chiffre d’affaires des candidats, afin d’évaluer leur indépendance économique et leur disponibilité. Cette donnée est supprimée dès la fin du processus de sélection. GERME ne pouvant pas conserver les données à caractère personnel au-delà des finalités poursuivies par les traitements identifiés sur le présent document, la vérification de l’éligibilité des anciens animateurs-pilotes de groupes au statut d’adhérent est vérifiée via notre ERP qui permet de valider la réalisation d’une mission en tant qu’animateur-pilote de groupe pour GERME.

   

• aux interlocuteurs en charge du financement de la formation professionnelle : ces données sont collectées soit auprès de nos clients (entreprises), soit auprès des financeurs eux-mêmes. Il s’agit des civilité, nom, prénom, entreprise, adresses email et postale et numéro de téléphone.

• aux membres du Conseil d’Administration de GERME : ces données sont transmises par les personnes concernées lors de leur candidature et supprimées dès la réalisation des élections dans le cas où le candidat ne serait pas élu. Il s’agit des civilité, nom, prénom, photo, entreprise, profession, adresses email et postale, numéro de téléphone, nom du groupe de formation le cas échéant et l’ancienneté au sein du réseau GERME. Les données relatives aux membres élus font l’objet d’un archivage intermédiaire jusqu’à 6 mois après la fin du mandat. Les candidats au Conseil d’Administration transmettent également une vidéo de présentation lors de leur candidature. Celle-ci est supprimée dès la fin du processus d’élection.

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes :

• naviguer sur notre site internet, bénéficier de nos services et pour que nous puissions répondre à vos demandes (ex : demandes d’information, réclamations, adhésion, participation à des évènements ou des formations, etc.) sur la base de nos conditions générales d’utilisation et de notre intérêt légitime à vous fournir le meilleur service possible.
• gérer notre service sur la base de l’exécution du contrat et de notre intérêt légitime à répondre au mieux à vos demandes et réclamations.
• gérer la facturation et les éventuels impayés, sur la base de notre intérêt légitime à obtenir une contrepartie à la fourniture de notre service et sur la base de nos conditions générales.
• nous suivre et commenter nos publications sur les réseaux sociaux sur la base de notre intérêt légitime à bénéficier d’une page dédiée sur les réseaux sociaux.
• recevoir notre newsletter qui vous informe sur toutes les actualités concernant nos services sur la base de notre intérêt légitime à fidéliser notre adhérents.
• faire fonctionner les vidéos de notre site sur la base de notre intérêt légitime à vous proposer du contenu sous format vidéo.
• permettre le téléchargement de documents sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
• envoyer des enquêtes de satisfaction sur la base de notre intérêt légitime à améliorer nos services.

• Les traitements de données relatives à nos clients (entreprises) ont pour finalité la gestion administrative du cycle de formation (transmission et traitement des documents contractuels, des justificatifs de présence, de la facture) et la création et gestion des profils utilisateurs pour les services en ligne réservés aux membres du réseau GERME. Les données relatives aux tuteurs des participants aux formations proposées par GERME ont pour finalité le respect de l’obligation d’information aux participants et le suivi du développement des compétences des participants. Ces traitements s’appuient sur les obligations légales incombant aux organismes de formation et sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat. Les données relatives à nos clients peuvent également être utilisées dans le cadre d’actions de prospection commerciale, d’études marketing et de statistiques internes si la personne n’a pas opposé son refus à de telles actions.

• Les traitements de données relatives aux adhérents et aux participants aux actions proposées par GERME ont pour finalité la mise en œuvre des prestations, à savoir :
   
  • pour les actions de formation : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription et des documents légaux de la formation professionnelle (convention de formation, programme, CGV, règlement intérieur), la planification des sessions, l’envoi des convocations et du livret d’accueil, l’émargement des participants, la mise en œuvre des évaluations, l’élaboration et l’envoi des attestations de formation, du certificat de réalisation ainsi que la création et la gestion des profils utilisateurs pour les services en ligne réservés aux membres du réseau GERME. Dans le cadre de la certification du parcours de formation Émergence, l’inscription et la logistique associée aux sessions d’examen en partenariat avec l’organisme certificateur

  • pour les actions proposées dans le cadre de l’offre associative : la communication de la programmation, l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations d’inscription, l’émargement des participants, la mise en œuvre des questionnaires/évaluations et la gestion des profils utilisateurs pour les services en ligne réservés aux adhérents du réseau GERME. Dans le cas où l’adhérent règle lui-même la cotisation à l’association GERME ou l’inscription à une rencontre payante, ses coordonnées sont également utilisées pour éditer et lui transmettre la facture. Ces traitements sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat.

     

  • pour les autres actions proposées par GERME : l’enregistrement des inscriptions, l’envoi des confirmations, l’émargement des participants et la mise en œuvre des questionnaires/évaluations. Ces traitements sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat ou l’exécution d’une commande.

De par son statut d’association loi 1901, GERME est tenu de transmettre aux adhérents (et aux animateurs-pilotes de groupes sous-traitants) les informations relatives aux Assemblées Générales, notamment les appels à candidature et procédure de vote pour le Conseil d’Administration.

La collecte de l’adresse email des adhérents, participants et clients entreprises peut également avoir pour finalité l’envoi d’offres ou d’informations pertinentes, au regard des intérêts légitimes poursuivis par GERME, sauf opposition des personnes concernées. Les destinataires bénéficient de la possibilité de se désinscrire à tout moment via un lien de désinscription.

• Les traitements de données relatives à nos sous-traitants ont pour finalité la gestion de la relation avec les sous-traitants : sélection et mise en œuvre des activités sous-traitées. Pour les formateurs sous-traitants, elle implique également la planification des parcours pédagogiques, l’analyse et la transmission des évaluations, la gestion des compétences et la gestion des profils utilisateurs pour les services en ligne réservés aux membres du réseau GERME.
  
  Ces traitements s’appuient sur les obligations légales incombant aux organismes de formation et sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat

• Les traitements de données relatives aux interlocuteurs en charge du financement de la formation professionnelle ont pour finalité la gestion administrative des cycles de formation : gestion de la relation tripartite (entreprise-organisme en charge du financement-GERME), transmission des justificatifs de présence et facturation. Ces traitements s’appuient sur les obligations légales qui incombent aux organismes de formation et sont nécessaires à la mise en œuvre du contrat.

• Le traitement de données relatives aux membres du Conseil d’Administration de GERME a pour finalité le renouvellement des membres du Conseil d’Administration, à travers le processus d’élection : transmission des candidatures aux électeurs et mise en œuvre du vote. Ce traitement s’appuie sur l’intérêt légitime de GERME à structurer sa gouvernance, en sa qualité d’association loi 1901.

Qui sont les destinataires de ces données collectées ?

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement. Seuls ont accès à vos données, dans la limite de leurs attributions respectives, les services de GERME et les prestataires habilités à traiter vos données, uniquement pour le compte de GERME. Les personnes habilitées à accéder à ces données sont :

• le personnel de l’association GERME pour les finalités précisées ci-dessus
• les fournisseurs, prestataires et sous-traitants pour lesquels GERME s’assure qu’ils présentent une politique de sécurité et de confidentialité conformes à la réglementation
• nos conseillers professionnels y compris avocats, commissaire aux comptes et auditeurs pour effectuer des services pour notre compte

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l'unique but de faire fonctionner notre service.
Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s'assurer qu'ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

Les référents de l’offre associative GERME, identifiés précisément “Relais Germe+”, en charge d’organiser des événements associatifs locaux sont susceptibles d’être destinataires des données à caractère personnel des adhérents (nom, prénom, groupe de formation, territoire, mail) et ce dans la limite de leurs attributions.

PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFERONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNEES A DES TIERS OU A DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.

Peuvent être également destinataires, le Conseil d’Administration de GERME, les partenaires et intervenants avec lesquels GERME a noué des relations ou des partenariats, étant précisé qu’à défaut d’opposition expresse, que tout ou partie de vos données (nom, prénom, adresse mail, entreprise) sont transmises par le personnel de l’association GERME dûment habilité à cet effet et soumis au strict respect de la finalité du traitement.

Les clients d’une offre intra-entreprise peuvent accéder aux synthèses des questionnaires d’évaluation de leurs salariés et ce, uniquement sur la base de l’anonymisation des données. Dans d’autres circonstances, l’accès nominatif aux questionnaires d’évaluation y compris les verbatims est soumis au préalable au consentement des salariés.

Les instances placées sous l’autorité du Ministère du Travail, de l’Emploi et de la Formation professionnelle, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, les organismes chargés d’effectuer le recouvrement des créances peuvent également avoir accès à vos données pour l’exécution des missions qui relèvent de nos obligations vis-à-vis d’elles. Dans le cadre d’une loi ou d’une disposition réglementaire en vigueur, d’une ordonnance judiciaire, ou si cette divulgation est nécessaire dans le cadre d’une enquête, vos données personnelles peuvent également être communiquées.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Les données personnelles collectées par GERME sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, GERME s’engage à prendre les dispositions nécessaires avec ses sous-traitants et partenaires pour garantir le niveau de protection des données exigible et ce, en toute conformité avec la réglementation en vigueur. Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Les données personnelles traitées par notre site internet sont exclusivement hébergées sur des serveurs situés au sein de l'Union européenne. Par ailleurs, nous faisons notre maximum pour n"utiliser que des outils techniques dont les serveurs sont également situés au sein de l’Union européenne. Si toutefois cela n"était pas le cas, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées requises pour assurer la confidentialité et la protection de vos données personnelles.

Les données personnelles collectées et traitées par GERME sont conservées durant toute la durée de mise en œuvre des missions justifiant la finalité de leur collecte. Étant précisé que ces données seront conservées tant qu’elles seront nécessaires à la mise en œuvre des missions dévolues par la loi, ainsi que pour répondre aux éventuels contrôles auxquels GERME est susceptible de faire l’objet, voire, tant que les délais de prescription des différentes actions judiciaires possibles courent toujours.

Sauf mention contraire à l’article 4 (Nature des données collectées), les données font ensuite l’objet d’un archivage jusqu’à l’expiration de la durée de prescription légale applicable (établissement de la preuve en matières contractuelle, justificatifs à fournir en cas de contrôle des services de l’Etat, etc…) , soit :

• 10 ans à compter de la fin de l'exercice comptable pour les données liées aux obligations comptables (commande, facturation)
• 10 ans à compter de la fin du contrat pour les données relatives à un contrat souscrit par voie électronique pour un montant égal ou supérieur à 120 euros
• 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale pour les données collectées à des fins de prospection commerciale. Dans les 3 mois précédant l’échéance de la durée de conservation des données à caractère personnel, nous pourrons reprendre contact afin de nous faire part de votre consentement ou non sur le fait de continuer à recevoir des informations sur nos services
• 1 an à compter de leur collecte puis supprimées pour les candidatures
• Dès la fin d’un évènement proposé par GERME pour les pré-inscriptions aux ateliers
• Pour les autres données : 5 ans à compter de la fin du contrat

Les données concernant des situations de handicap ou d’intolérances alimentaires telles que visées à l’Article 4 ne sont conservées que pour la durée du cycle de formation ou de l’organisation de l’événement..

Les données du formulaire d’adhésion sont quant à elles conservées jusqu’à la fin de l’adhésion ou jusqu’au désabonnement de l’adhérent si celui-ci se poursuit malgré sa non ré-adhésion.

Nous mettons en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels requis pour garantir la sécurité de vos données personnelles au quotidien et, en particulier, pour lutter contre tout risque de destruction, perte, altération, ou divulgation de vos données personnelles au quotidien. GERME peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, à des fréquences qu’elle estimera nécessaire, à des audits de vulnérabilités ou des tests d’intrusion. Aucune évolution, en cas de changement des moyens de sécurité, ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

L’équipe réseau GERME dispose d’une autorisation d’accès à vos données qui sont strictement encadrées et différenciées en fonction de leurs attributions ; l’équipe réseau GERME étant liée par des clauses de confidentialité, tout comme nos partenaires et prestataires externes.
La sécurité des données collectées et traitées par GERME s’appuie sur les actions suivantes :

• sensibilisation des salariés aux exigences de confidentialité amenés à accéder aux données à caractère personnel
• adoption de la Charte générale de sécurité informatique GERME
• sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données
• mesures de sauvegarde et prévision de la continuité d’activité
• archivage sécurisé
• traçabilité des incidents
• sélection des fournisseurs et partenaires au regard de l’exigence en matière de protection des données
• sensibilisation des formateurs sous-traitants
• sécurisation de l’accès à nos locaux

Chacun dispose de la faculté d’exercer auprès de GERME les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions. Au titre de ces droits, vous :

• pouvez demander un complément d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel
• disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification et de portabilité de celles-ci
• disposez du droit de demander l’effacement des données vous concernant ou une limitation de leur traitement, ainsi que du droit de vous opposer au traitement de celles-ci
• disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement a pour base légale votre consentement
• disposez du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement de vos données Post-Mortem. En l’absence de directives ou de mentions contraires les héritiers peuvent exercer les droits sur ses données

Comment exercer ses droits ?

Conformément au Règlement Général de la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016, toute personne peut exercer ses droits en justifiant de son identité.

Pour garantir au mieux la protection et l'intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès de notre autorité de contrôle. Vous pouvez à tout moment et gratuitement contacter notre DPO à l'adresse
dpo@germe.com afin d'obtenir plus d'informations ou de détails sur la manière dont nous traitons vos données.

Avant de répondre à toute demande, GERME est susceptible de vérifier votre identité et/ou vous demander de fournir davantage d’informations pour pouvoir vous répondre. GERME s’engage à donner suite à la demande dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

Vous pouvez refuser la récolte de données via l’outil Matomo à tout moment avec effet immédiat. Pour cela vous pouvez changer les paramètres des cookies et modifier votre sélection dans la page Mentions légales, paragraphe 9 "Informations sur les Cookies". Dans ce cas, un cookie Opt Out sera stocké dans votre navigateur, ce qui empêchera l'outil Matomo de sauvegarder les données d'utilisation.

• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.
• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.
• Droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime, sauf si des motifs légitimes et impérieux justifient ce traitement et prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.
• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.
• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.
• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.
• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit par l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant- droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous, ou votre représentant à l’adresse dpo@germe.com. Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous ou votre représentant. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur, ainsi qu'une justification de la représentation. Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai maximum d'un mois à compter de sa réception, sauf si la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment. Dans ce cas, le délai de réponse peut être de trois mois maximum. Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l'informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22. Pour plus d’informations, consultez le site web de la CNIL : www.cnil.fr

Nous sommes susceptibles de modifier notre Politique de confidentialité à tout moment pour l’adapter aux nouvelles exigences légales ainsi qu’aux nouveaux traitements que nous pourrions mettre en œuvre dans le futur.